Skal du afholde et foredrag, hvor foredragsholderen medbringer en bog, der efterfølgende skal signeres, eller afholder du evt. et større event med en kendt personlighed, hvor der skal være mulighed for fotografering efter foredraget? Så er der nogle ting, du skal være ekstra opmærksom på for at afvikle foredraget bedst muligt.
Athenas har som partner været med til at afvikle flere hundrede foredrag med bogsalg og fotografering og derfor giver vi nu vores bedste råd til, hvordan du undgår kø, mangel på bøger og overskridelse af tidsplan.
Køb nok bøger ind
Sørg for i god tid at have styr på gæstelisten. Hvor mange kommer til foredraget? Er der blevet bestilt bøger på forhånd? Det er bedre at have lidt for mange bøger med end for få. Vi oplever også, at det er nemmere at sælge en luksus-udgave af en bog til foredrag, hvor der er signering, fordi publikum gerne vil have en flot udgave med signering i. Så den slags er også værd at huske på både ift. indkøb og indtjening.
Sæt borde og stole op til signering på forhånd
Overvej allerede inden foredraget begynder, hvor du vil placere bogsignering og fotografering. Har du lejet et eksternt lokale er det en god idé at besøge stedet en dag eller to før, så du lige kan se, hvad der er af muligheder. Nogle gange kan det være en fordel at have bogsignering inde på scenen, andre gange uden for lokalet i en hall eller foyer. Prøv dig frem, og find den løsning, der matcher dit event og behov bedst.
Tidsplan
Det er altid vigtigt at overholde sin tidsplan for foredraget, særligt hvis der er pauser. De fleste venues har en ringeklokke, der kan benyttes til at fortælle gæsterne, hvornår der er fem minutter tilbage af pausen. Det er dog vigtigt, at du som arrangør holder øje med køen til signering og fotografering, særligt hvis denne foregår i pausen. Det tager altid lidt længere tid, end man regner med. Du kan blive nødt til at “cutte” køen af, for at overholde tidsplanen, og må så pænt bede gæsterne komme tilbage til bogsigneringen efter foredraget.
Anvend gulvstandere og gør plads til køen
Hvis du afholder et lidt større foredrag, hvor der både skal være signering og fotografering er det en meget god idé allerede inden foredragets begyndelse at placere gulvstandere tæt på bordet, så du har kontrol over, hvordan folk placerer sig. Sørg for, at det er nemt for gæsterne at se, hvor køen starter og slutter, og sørg for at den ikke kommer til at blokere udgange, garderobe, brandudgange og toiletdøre.
Fotografering
Vi har ved større foredrag med kendte personer som f. eks. Rufus Gifford oplevet meget stor interesse blandt publikum for at få taget et billede sammen med foredragsholderen efterfølgende. Her var det en fordel for os, at have en af vores medarbejdere til at tage billederne med gæsternes kamera, så Rufus og selve gæsten kunne koncentrere sig om at få taget billedet og ikke fumle med sløret selfie. Det er efter vores erfaring også den hurtigste måde at få afviklet lang kø til fotografering på.
Betaling af bøger
Måske har du haft forudbestilling og betaling af bøger; i så fald kan de nemt udleveres ved at bede gæsterne medbringe kvitteringen. Skal du sælge bøgerne direkte på dagen/aftenen for foredraget, så anbefaler vi en mobilepay-løsning, da det er den sikreste, og også nemmeste måde at håndtere betaling på, også når der senere skal bogføres.
De små ting betyder noget
Sørg for, at kuglepenne virker, at der er stol/stole til den/dem, der skal signere, måske en flaske vand, og at alt bare spiller, så din foredragsholder føler sig velkommen og tilpas i mødet med gæsterne.
Photocredit: Hans Kristian Hannibal-Bach